Nhân Tố Làm Nên Thành Công Khi Tổ Chức Sự Kiện

Trang chủ Tin tức Nhân Tố Làm Nên Thành Công Khi Tổ Chức Sự Kiện

Có rất nhiều yếu tố để cấu thành và làm nên một sự kiện hoành tráng. Cùng Túi Vải Thành Tiến tìm hiểu về các nhân tố làm nên thành công cho một sự kiện nhé.

Có rất nhiều yếu tố để cấu thành và làm nên một sự kiện hoành tráng. Cùng Túi Vải ThànhTiến ( https://tuivaithanhtien.com/)  tìm hiểu về các nhân tố làm nên thành công cho một sự kiện nhé. 

Nhân tố làm nên thành công khi tổ chức sự kiện

1. Địa điểm tổ chức sự kiện:

Địa điểm tổ chức sự kiện là yếu tố đầu tiên mà các nhà tổ chức sự kiện luôn ưu tiên hàng đầu mỗi khi tổ chức sự kiện. Cần lên kế hoạch nghiên cứu, khảo sát tìm ra địa điểm phù hợp sau khi xác định ngày tổ chức sự kiện. Đồng thời, cần tiến hành nhanh chóng khâu này để phòng khi tới những mùa lễ hội cao điểm các địa điểm sẽ rất đông nên tiến hành kí hợp đồng và đặt cọc với bên cho thuê để chừa lại chỗ mà bạn muốn thuê.

nhan-to-to-chuc-su-kien-1

Tiến hành tìm địa điểm tổ chức sự kiện nhanh chóng

Ngoài ra, nếu bạn thuê ngoài trời thì trong các điều khoản trong hợp đồng đơn vị cho thuê địa điểm phải  hỗ trợ bạn vào những lúc trời mưa  để sự kiện của bạn diễn ra dễ dàng  nhất.

nhan-to-to-chuc-su-kien-2

Nên đặt cọc và kiểm tra kỹ hợp đồng khi thuê địa điểm

2. Nhân lực là yếu tố không thể thiếu:

nhan-to-to-chuc-su-kien-3

Nhân lực là yếu tố không thể thiếu trong tổ chức sự kiện

Nhân lực (đội ngũ nhân viên) là yếu tố quan trọng nhất trong tổ chức sự kiện. Đồng thời những nhân sự đòi hỏi phải có kinh nghiệm, và giỏi sẽ thường đưa ra những ý tưởng hay hấp dẫn. Những ý tưởng độc đáo sẽ gây ấn tượng với khách hàng. Đồng thời mọi sai sót sẽ được giảm thiểu tối đa và luôn có phương án thực hiện.

3. Thiết bị ánh sáng, âm thanh đạt chuẩn:

nhan-to-to-chuc-su-kien-4

Thiết bị ánh sáng, âm thanh góp phần làm sự kiện theo đúng kế hoạch đã đề ra

Thiết bị ánh sáng, âm thanh đạt chuẩn sẽ là những phần không thể thiếu trong một sự kiện hoành tráng.  Đây chính là yếu tố này sẽ giúp sự kiện của bạn tạo được những điểm nhấn đến với khách hàng. Cần trang bị những thiết bị, dụng cụ âm thanh hiện đại để sự kiện diễn ra dễ dàng nhất không phải xảy ra sự cố. Hơn nữa cần nguồn điện đảm bảo để luôn duy trì các thiết bị này hoạt động xuyên suốt chương trình. 

4. Quảng bá sự kiện:

Một trong những cách để tiếp cận khách hàng của bạn nhanh chóng và dễ dàng nhất trong những sự kiện quan trọng, sự kiện lớn là truyền thông quảng bá sự kiện. Có nhiều cách quảng bá sự kiện: như phát tờ rơi, tổ chức họp báo, treo banner, đặt ooh, quay TVC, book KOL,.... 

nhan-to-to-chuc-su-kien-5

Quảng bá sự kiện sao cho hiệu quả

Đây là một trong những cơ hội để doanh nghiệp bạn quảng bá và tiếp cận được nhiều khách hàng tiềm năng. Quá trình quảng bá trước khi sự kiện diễn ra cũng hết sức cần thiết và đóng vai trò hết sức quan trọng trong chuỗi hoạt động tiếp thị hiện đại. Qua đó, doanh nghiệp dễ dàng xác định được đối tượng khách hàng mục tiêu và thu hút họ tham gia. Đối với những sự kiện thương mại có sự góp mặt của nhiều công ty khác nhau, công tác xúc tiến và quảng bá sự kiện cần được thực hiện trên diện rộng nhằm tranh thủ sự ưu tiên quan tâm của những khách hàng tham dự. 

Đồng thời trong sự kiện quảng bá bạn có thể tặng cho khách hàng tham dự một món quà tặng nhỏ để gây ấn tượng và cho khách hàng nhớ đến bạn lâu hơn.

Tham khảo các quà tặng có thể tặng trong các sự kiện qua link sau: https://tuivaithanhtien.com/tui-vai-day 

5. Lập kế hoạch dự trù:

Đồng thời, đối với mỗi sự kiện không chỉ lên kế hoạch, kịch bản diễn ra cho sự kiện mà còn phải lên kế hoạch dự trù. Kế hoạch dự trù có nghĩa là những kế hoạch phụ, kế hoạch phòng chống những rủi ro, sự cố ngoài ý muốn xảy ra. 

nhan-to-to-chuc-su-kien-6

Lên kế hoạch dự trù cho rủi ro có thể xảy ra

6. Trang bị một số vật dụng “chữa cháy”:

Khách mời của bạn thường có xu hướng tìm đến ban tổ chức ngay khi họ gặp phải bất kỳ sự cố nào. Do đó khi tổ chức sự kiện bạn cần dự trù các loại vật dụng sơ cứu y tế, thuốc giảm đau, kim băng nhỏ, băng dính hai mặt, kéo, bộ kim chỉ nhỏ..

7. Thuê đơn vị ở ngoài: 

nhan-to-to-chuc-su-kien-7

Thuê đơn vị ở ngoài nếu như công ty bạn không có khả năng tự tổ chức

Nếu bạn muốn tổ chức sự kiện thành công mà không phải tốn quá nhiều công sức lẫn tiền bạc và an tâm hơn thì tốt nhất nên thuê dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói. Tốt nhất bạn nên tìm hiểu về các đơn vị cung ứng dịch vụ này sau đó tiến hành chọn lọc, lựa chọn nơi ưng ý nhất. Bạn nên trực tiếp trao đổi với họ về sự kiện sắp diễn ra. Một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp họ biết làm thế nào để sự kiện của bạn thành công với mức ngân sách cho phép. Còn việc của bạn là chuyên tâm vào công việc và phối hợp thật tốt với họ.

Xem thêm bài viết sau để có những ý tưởng sáng tạo cho doanh nghiệp bạn: https://tuivaithanhtien.com/y-tuong-to-chuc-su-kien 

-------

CÔNG TY TÚI VẢI THÀNH TIẾN

Hotline: 0908 308 240

Email: tuivaithanhtien@gmail.com

Website: https://tuivaithanhtien.com/

Address: 197 Lê Cao Lãng, Phú Thạnh, Tân Phú, Thành phố Hồ Chí Minh

Tin tức