Quy Trình Tổ Chức Sự Kiện

Trang chủ Tin tức Quy Trình Tổ Chức Sự Kiện

Để tạo nên một sự kiện thành công thì trải qua các quy trình rất chặt chẽ các bước thực hiện phải liên kết hết sức với nhau. Để hiểu hơn quy trình tổ chức sự kiện, cùng tham khảo ngay thông tin trong bài viết dưới đây.

quy-trinh-to-chuc-su-kien-1

Quy trình tổ chức sự kiện thành công

1. Ý nghĩa tổ chức sự kiện: 

Tổ chức sự kiện là một trong những chiến dịch truyền thông của doanh nghiệp. Đây chính là cơ hội để các doanh nghiệp có cơ hội giao lưu và mở rộng mối quan hệ với các đối tác khách hàng.

quy-trinh-to-chuc-su-kien-1

Vậy tổ chức sự kiện là gì? Đọc ngay bài viết sau đây để hiểu rõ: https://tuivaithanhtien.com/to-chuc-su-kien-la-gi 

2. Quy trình tổ chức sự kiện:

quy-trinh-to-chuc-su-kien-3

Tổ chức sự kiện cần phải trang bị những gì?

Quy trình tổ chức sự kiện có vai trò rất quan trọng và quyết định sự thành công của doanh nghiệp. Có rất nhiều loại hình tổ chức sự kiện., mỗi sự kiện sẽ có quy mô tính chất tổ chức khác nhau.Tuy nhiên đặc điểm chung đều đáp ứng theo các bước quy trình sau:

+ Xác định thông tin sự kiện:

Việc đầu tiên cần làm khi tổ chức sự kiện đó chính là cần xác đinh thông tin sự kiện. Tức là cần nắm rõ các thông tin sau: 

  • Loại hình, quy mô tổ chức sự kiện như thế nào?
  • Mục tiêu tổ chức sự kiện  
  • Đối tượng, số lượng khách mời dự
  • Thời gian, địa điểm
  • Ngân sách tổ chức sự kiện. 

quy-trinh-to-chuc-su-kien-4

Cần xác định thông tin căn bản nhất trong sự kiện

+ Xây dựng ý tưởng tổ chức sự kiện:

quy-trinh-to-chuc-su-kien-5

Lên ý tưởng sự kiện sao cho hấp dẫn và thu hút khách hàng

Ý tưởng là linh hồn của một sự kiện, là yếu tố góp phần tạo nên sự thành công của sự kiện. Một ý tưởng tổ chức sự kiện mới lạ sẽ thu hút và gây ấn tượng với khách hàng hơn. Mỗi nơi sẽ có những đặc điểm vùng miền văn hóa khác nhau, bạn nên lựa chọn suy nghĩ ý tưởng sao cho phù hợp

+ Lên kịch bản chương trình sự kiện:

 Kịch bản chương trình sự kiện cũng góp phần khá quan trọng trong việc tổ chức sự kiện, giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ hơn. Kịch bản muốn lôi cuốn, hấp dẫn thì cần phải chú trọng đến nội dung trong kịch bản. Đồng thời, cần lên kịch bản cho những tình huống rủi ro, tình huống phát sinh phải được xử lý linh hoạt.

quy-trinh-to-chuc-su-kien-6

Lên kịch bản chương trình kỹ lưỡng và chuẩn bị cả kịch bản phòng tránh rủi ro

Mỗi chương trình sự kiện sẽ khác nhau về nội dung kịch bản, cần tạo điểm nhấn để gây ấn tượng, nổi bật chương trình của bạn hơn. 

+ Lập bảng phân chia nhân sự:

quy-trinh-to-chuc-su-kien-7

Phân chia nhân sự hợp lý, có trách nhiệm để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao

Nhân sự là yếu tố mà không thể nào thiếu trong event. Nhân sự được xem là yếu tố nòng cốt trong một sự kiện. Đồng thời, phân chia cụ thể trách nhiệm của từng người theo từng ban bộ phận để kiểm soát chương trình sự kiện một cách hiệu quả nhất.

+ Thi công sự kiện trước khi diễn ra:

Theo kịch bản và bảng nhân sự phân công, mỗi người phải có trách nhiệm và nhiệt huyết cho công việc của mình để tránh diễn ra các sơ sót.

quy-trinh-to-chuc-su-kien-8

Thi công địa điểm, trang trí sân khấu, chuẩn bị mọi công tác hậu cần

Đồng thời các hạng mục cần phải thi công trước khi diễn ra sự kiện là: Sân khấu, thuê mc, pg, âm thanh ánh sáng, kĩ thuật, mời khách, xin giấy phép tổ chức sự kiện.

+ Tiến hành tổ chức sự kiện:

Tổ chức đón tiếp khách mời, khai mạc chương trình, chương trình diễn ra theo kịch bản đã lên sẵn, tổ chức ăn uống nếu có, hỗ trợ các hoạt động diễn ra trong sự kiện.

quy-trinh-to-chuc-su-kien-10

Giám sát chặt chẽ quá trình diễn ra sự kiện

Trong quá trình sự kiện diễn ra ban tổ chức doanh nghiệp phải theo sát, giám sát hết sức chặt chẽ về nội dung, các khách mời, và đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm để chương trình hạn chế xảy ra rủi ro, tránh gây hình ảnh xấu đến với khách hàng. Hoặc nếu xảy ra sự cố phải linh hoạt xử lý theo kịch bản đã lên sẵn. 

+ Kết thúc sự kiện:

quy-trinh-to-chuc-su-kien-9

Kết thúc sự kiện cần dọn dẹp, thanh toán và rút kinh nghiệm

Sau khi chương trình kết thúc, ban tổ chức chương trình phải tiến hành thu dọn đồ đạc để mang về kho và trả lại mặt bằng như trước khi tổ chức sự kiện. Đừng quên dọn dẹp vệ sinh, thu gom rác thải để lại sau khi tổ chức sự kiện để mọi thứ trở nên được sạch sẽ.

+ Quyết toán các chi phí trong và phát sinh khi tổ chức sự kiện:

Sau khi chương trình kết thúc bạn cũng nên nhanh chóng thanh toán hợp đồng. Nếu không có sai sót nào xảy ra, đơn vị thuê dịch vụ tổ chức sự kiện sẽ tiến hành thanh toán tiền cho bên công ty tổ chức sự kiện. Những hình ảnh, clip ban tổ chức ghi lại trong sự kiện cũng sẽ được gửi cho bên đi thuê để họ lưu lại tư liệu.

+ Tổng kết, đánh giá, báo cáo, rút kinh nghiệm:

Khi event kết thúc, các bộ phận có trách nhiệm báo cáo lại toàn bộ công việc đã thực hiện, bao gồm cả những việc làm được và những thiếu sót nhằm rút kinh nghiệm cho chương trình lần sau.

Và đừng quên trao cho khách hàng một món quà nhỏ để khách hàng luôn nhớ đến doanh nghiệp của bạn.

Xem ngay gợi ý quà tặng khách hàng đối tác dưới đây:

https://tuivaithanhtien.com/tui-vai-khong-det-gia-bao-nhieu 

https://tuivaithanhtien.com/tui-vai-bo---canvas 

https://tuivaithanhtien.com/tui-vai-day 

NHẬN TƯ VẤN VÀ BÁO GIÁ CÁC LOẠI TÚI VẢI CHUẨN - NHANH - CHÍNH XÁC NHẤT

CÔNG TY TÚI VẢI THÀNH TIẾN

Hotline: 0908 308 240

Email: tuivaithanhtien@gmail.com

Website: https://tuivaithanhtien.com/

Address: 197 Lê Cao Lãng, Phú Thạnh, Tân Phú, Thành phố Hồ Chí Minh

Tin tức