Ý Tưởng Có Vai Trò Như Thế Nào Trong Tổ Chức Sự Kiện

Tổ chức sự kiện thành công hay không là nằm ở ý tưởng được thực hiện trong sự kiện đó. Ý tưởng tổ chức sự kiện chính là linh hồn, là xương sống của một chương trình. Nó là yếu tố giúp gây ấn tượng với khách hàng. Cùng Túi Vải Thành Tiến tìm hiểu về ý tưởng có vai trò như thế nào trong tổ chức sự kiện nhé!

Ý tưởng có vai trò hết sức quan trọng trong tổ chức sự kiện

1. Ý tưởng có vai trò như thế nào trong tổ chức sự kiện?

Ngoài những công việc như tìm địa điểm tổ chức, đặt những món ăn, nước uống, lên kế hoạch chương trình văn nghệ, đón tiếp và sắp xếp nơi nghỉ ngơi cho khách mời, điều phối những công việc cho các thành viên trong ban tổ chức, theo dõi sát sao các khâu trong tổ chức sự kiện. Người tổ chức còn phải lên kế hoạch nghiên cứu tìm ra ý tưởng, kịch bản cho chương trình.

Ý tưởng là yếu tố then chốt giúp việc tổ chức sự kiện có thành công hay không?

Ý tưởng là yếu tố then chốt rất quan trọng trong việc tổ chức sự kiện có thành công hay không. Mỗi chương trình phải có những ý tưởng khác nhau, khác biệt và ý tưởng đó phải phù hợp với chương trình và làm cho người xem không bị chán.

2.  Làm sao có ý tưởng hấp dẫn:

Thật không dễ dàng gì khi luôn sáng tạo và nghĩ ra những ý tưởng mới mẻ. Việc sáng tạo ý tưởng tùy thuộc vào tư duy, khả năng và kinh nghiệm của mỗi người. 

Ý tưởng phải thường xuyên rèn luyện trong môi trường đầy sáng tạo

Và đồng thời những ý tưởng đấy đôi khi phải được rèn luyện thường xuyên trong môi trường sáng tạo. 

Một số ý tưởng cần nguồn ngân sách dồi dào để có thể phát huy hết những gì mà nó diễn đạt. Ngoài ra, cần trang bị cho mình nền kiến thức về marketing vững vàng, am hiểu khách hàng hiểu được nhu cầu và có thái độ cầu thị luôn học hỏi để có sự thay đổi cho bản thân là những yếu tố giúp bạn dễ dàng có được nhiều ý tưởng sáng tạo trong mỗi sự kiện.

Brainstorm những ý tưởng nhanh để có thể kết thành một ý tưởng lớn

Những người làm trong ngành sáng tạo ra ý tưởng phải được phải rèn luyện kỹ năng suy nghĩ và khái quát ý tưởng nhanh (brainstorm). Mọi ý tưởng trong đầu đều phải được ghi lại và phân tích nhanh. 

 3. Các bước lên ý tưởng tổ chức sự kiện:

Thực tế, việc lên ý tưởng tổ chức sự kiện luôn là việc khó khăn, nó giống như một chiếc nút chai mà bạn phải mở được thì mọi việc mới bắt đầu suôn sẻ và tuôn trào theo ý muốn. Vậy làm sao để có được một ý tưởng hay ho, hấp dẫn? Không chỉ bám sát theo mục đích của doanh nghiệp mà bạn còn cần nghiên cứu nhu cầu, mong muốn của người tham gia, khách hàng.

Quy trình lên ý tưởng đều theo khuôn khổ để cho ra những ý tưởng hấp dẫn nhất

Chính vì vậy, bạn phải thật sự nghiêm túc trong việc xây dựng ý tưởng sự kiện, sáng tạo ra được những nội dung đặc sắc, mới mẻ. Cụ thể, công việc lên ý tưởng sự kiện sẽ bao gồm:

Nghiên cứu, tìm kiếm chủ đề chương trình: 

Việc đầu tiên cần làm khi lên ý tưởng cho một sự kiện đó chính là bạn phải nghiên cứu thật kỹ về hình thức tổ chức. Xác định rõ sự kiện đó có mục đích là gì, hướng đến đối tượng nào, đòi hỏi cách tổ chức theo hướng nghiêm túc hay giải trí?

Nghiên cứu mục đích chương trình,  nhu cầu đối tượng khách hàng.

Việc hiểu rõ được nội dung của chương trình sẽ giúp bạn dễ dàng trong việc tìm chủ đề chính. Với những sự kiện có tính chất nghiêm túc như: Hội thảo, hội nghĩ, lễ khởi công, lễ khánh thành, lễ khai trương sẽ không đòi hỏi nhiều về chủ đề. Bởi chủ đề chính đã có sẵn theo mục đích tổ chức. 

Với những sự kiện mang tính chất giải trí như: Tổ chức ngày hội gia đình, Festival doanh nghiệp, tiệc tất niên, lễ tri ân, sự kiện lễ hội,… thì bước lên ý tưởng chủ đề sẽ quan trọng hơn. Người lên ý tưởng cần nắm bắt được bắt kịp xu hướng, biết được nhu cầu và sự quan tâm của người tham gia ở thời điểm hiện tại là gì. Có thể dựa vào chủ đề sự kiện theo năm của nhà nước hoặc tự nên nội dung theo ý của doanh nghiệp.

Xây dựng kịch bản

Sau khi đã tìm được chủ đề cho chương trình, bạn cần dựa theo đó để lên ý tưởng xây dịch kịch bản, các sự kiện chính sẽ diễn ra trong sự kiện là gì. Ở giai đoạn này, bạn sẽ cần nắm được khung thời gian tổ chức, các nội dung bắt buộc và mục đích mà doanh nghiệp hướng đến là gì.

Xây dựng kịch bản rõ ràng chi tiết, bám sát theo nó

Tìm địa điểm tổ chức

Có hai địa điểm được lựa chọn để tổ chức các sự kiện chính là: tổ chức trong nhà và tổ chức ngoài trời. 

Tổ chức trong nhà

• Ưu điểm: Phù hợp với các sự kiện nhỏ và vừa, không gian sạch sẽ, sang trọng, không phải lo lắng đến vấn đề thời tiết. Vì không gian tổ chức được kiểm soát nên dễ dàng hơn trong việc điều hướng người tham gia, dễ tạo được sự chú ý và thuận tiện cho việc quan sát. Chi phí cho việc thuê địa điểm trong nhà đa phần sẽ rẻ hơn do với hình thức ngoài trời.
• Nhược điểm: Không gian chính là điểm hạn chế của hình thức tổ chức này, với những chương trình đông người nó thẻ gây cảm giác chật chội, bị hạn chế trong việc tổ chức các trò chơi, gameshow.
• Địa điểm: Trung tâm tổ chức sự kiện, khách sạn, resort, hội trường, sân vận động,…

Tổ chức sự kiện theo hình thức trong nhà

Tổ chức ngoài trời

• Ưu điểm: Phù hợp với các sự kiện vừa và lớn, không gian thoáng mát, tạo cảm giác dễ chịu, thư giãn cho người tham gia. Địa điểm này có thể tổ chức được nhiều hoạt động vui chơi quy mô lớn, các trò chơi team building thú vị. Ngoài ra còn kết hợp được với nhiều ý tưởng sự kiện thú vị như: du lịch teambuilding. hội chợ, festival,…
• Nhược điểm: Chi phí tổ chức cao, đòi hỏi có nguồn nhân sự lớn để bao quát được không gian sự kiện và hình thức này chịu ảnh hưởng với thời tiết. 
• Địa điểm: Bãi biển, các khu du lịch sinh thái, resort, công viên, các điểm du lịch,…

Tổ chức sự kiện theo hình thức ngoài trời

Ý tưởng trang trí sự kiện

Tiếp đến một công việc khác khi lên ý tưởng tổ chức sự kiện đó chính là khâu trang trí, bạn cần nắm được màu sắc chủ đạo, hình ảnh chủ đạo của chương trình là gì. Từ đây triển khai các ấn phẩm trang trí sự kiện sao cho thật độc đáo, dễ nhìn, dễ nhận diện. 

Ý tưởng trang trí sự kiện

Chương trình giải trí là một nội dung không thể thiếu trong các sự kiện, tùy theo thời lượng được dùng mà bạn có thể sắp xếp các tiết mục thật phù hợp. Cùng với đó, cần bám sát theo mục đích tổ chức, đối tượng tham gia để có được những nội dung hấp dẫn nhất.

Một số nội dung chương trình giải trí bạn có thể tham khảo như:

• Trình diễn âm nhạc, các tiết mục nhảy, hòa tấu nhạc cụ
• Trình diễn thời trang
• Trò chơi team building
• Gameshow

 Sau những gameshow hoặc sau những buổi sự kiện doanh nghiệp bạn có thể dành cho những vị khách những món quà tặng lưu niệm, hoặc quà tặng doanh nghiệp để khách hàng ấn tượng và ghi nhớ tới doanh nghiệp bạn hơn.

Quan tâm các quà tặng doanh nghiệp như túi vải đay, túi vải canvas, túi vải không dệt, vui lòng xem tại đây: https://tuivaithanhtien.com/ hoặc liên hệ hotline: 0908.308.240

Vậy thì qui trình tổ chức sự kiện diễn ra như thế nào cùng tham khảo ngay bài viết sau: https://tuivaithanhtien.com/qui-trinh-to-chuc-su-kien 

--------

CÔNG TY TÚI VẢI THÀNH TIẾN

Hotline: 0908 308 240

Email: tuivaithanhtien@gmail.com

Website: https://tuivaithanhtien.com/

Address: 197 Lê Cao Lãng, Phú Thạnh, Tân Phú, Thành phố Hồ Chí Minh